Privacybeleid

Privacy beleid Scouting regio Drenthe 

Aanvullend op het Privacybeleid van Scouting Nederland

16 juli 2018 

 Inhoudsopgave 

1. Inleiding 

Door een besluit van de Europese Unie is vanaf mei 2018 nieuwe privacywetgeving van kracht. Deze geldt ook voor organisaties als Stichting Scouting Regio Drenthe. 

Het betekent dat er voor onze stichting een aantal zaken moet zijn geregeld:

• Opstellen en goedkeuren van dit beleidsplan door het bestuur van de stichting.
• Publiceren van dit plan op de website van Scouting Regio Drenthe.
• Bespreken van het plan in de Regioraad.

Dit beleidsplan bevat een verwijzing naar het privacy-beleid van Scouting Nederland. Voor Scouting Regio Drenthe wordt een toelichting gegeven op de verschillende gegevensbronnen met privacygevoelige informatie en hoe Scouting Regio Drenthe daarmee omgaat.

Scouting regio Drenthe hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, deelnemers aan activiteiten en trainingen, onderliggende organisaties en andere relaties. 

Persoonlijke gegevens worden door Scouting regio Drenthe dan ook met grote zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Scouting regio Drenthe houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt.

In dit privacybeleid staat beschreven hoe Scouting regio Drenthe persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart waar dit aanvullend of afwijkend gebeurd op de wijze van registreren, verwerken en bewaren door Scouting Nederland, zoals beschreven in het privacybeleid Scouting Nederland. Het privacybeleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing voor alle teams die namens Scouting regio Drenthe activiteiten en trainingen organiseren.  Voor de belangrijkste verwerkingen in de landelijke systemen verwijzen wij naar het privacybeleid van Scouting Nederland welke te vinden is op de website van Scouting Nederland te bereiken via www.scouting.nl/privacy.

2. Vereisten Verwerking persoonsgegevens 

De algemene verordening gegevensbescherming stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren. Deze eisen zijn; 

• toestemming van het lid voor het verwerken van de gegevens; 
• juist en nauwkeurig bijhouden van de lidgegevens; 
• beveiligen van de lidgegevens; 
• op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen lidgegevens; 
• uitsluitend gebruik van de lidgegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. 

2.1 Aanvullende vereisten 

Scouting regio Drenthe stelt met dit privacy beleid, naast de wettelijke vereisten, ook een aantal aanvullende richtlijnen vast voor het verwerken van persoonsgegevens. Het beleid bevat ook aandachtspunten voor leden, gebruikers, beheerders en ontwerpers van systemen om niet alleen nu maar ook in de toekomst de privacy te waarborgen. 

2.2 Systemen en administraties 

Scouting regio Drenthe verwerkt persoonsgegevens primair in Scouts Online, de administratieve applicatie van Scouting Nederland. Scouts Online wordt beheerd door Scouting Nederland. Buiten scouts online gebruikt Scouting regio Drenthe een zeer beperkt aantal systemen of administraties waarin persoonlijke gegevens worden opgeslagen. Gegevens die worden gebruikt door Scouting regio Drenthe worden bewaard op een privé-computer. Toegang tot de administratie-software is beveiligd met gebruikersnamen en passwoorden.

2.2.1. Scouts Online

Scouts Online is de administratieve applicatie van Scouting Nederland en wordt gebruikt door individuele leden in alle lagen van de organisatie. Het doel van Scouts Online is leden sneller te voorzien van de juiste informatie en om administratieve taken efficiënter te laten verlopen door de gegevens op één plaats op te slaan en voor de juiste personen beschikbaar te stellen. Met het persoonlijke Mijn Scouting-account krijgen leden toegang tot Scouts Online en andere online applicaties en websites.

2.2.2. Scoutingregiodrenthe.nl

De corporate website www.scoutingregiodrenthe.nl is het informatie- en nieuwsportaal van de Scouting regio Drenthe. De informatie is openbaar toegankelijk en bevat geen gepersonaliseerde gegevens. 

2.2.3. scoutingregiodrenthe.nl mailadressen 

Regionale vrijwilligers hebben de mogelijkheid een persoonlijk e-mailadres eindigend op @scoutingregiodrenthe.nl aan te vragen of hebben de mogelijkheid om mail verstuurd aan een @scoutingregiodrenthe.nl mailadres door te sturen naar een door henzelf aan te geven persoonlijk mailadres. 

De administratie voor het beheren van team-, activiteit- functie- en persoonlijke mailadressen, maillijsten en forwardadressen geschiedt middels een beveiligde MS Office portal. 

2.2.4. Regionale ledenactiviteiten 

Ledenactiviteiten van Scouting regio Drenthe worden per groep bezocht. De groepen melden zich aan met een contactpersoon en het aantal deelnemers. Gedurende de uitvoerfase van een activiteit is de groep er zelf verantwoordelijk voor deelnemersgegevens te kunnen raadplegen in geval van een incident danwel hulpverzoek. 

2.2.3 Financiële administratie 

De financiële administratie van Scouting regio Drenthe verwerkt persoonsgegevens in de debiteuren- en crediteurenadministratie van Scouting regio Drenthe. Gegevens die worden gebruikt door financiële administratie van Scouting regio Drenthe worden bewaard op een privé-computer. Toegang tot de administratie-software is beveiligd met gebruikersnamen en passwoorden.

2.2.4 Mail 

Scouting regio Drenthe werkt met het bulkmail systeem voor het (geautomatiseerd) versturen van e-mails. Hiervoor maakt zij gebruik van scouts online van Scouting Nederland. Om de juiste doelgroepen te mailen zijn in het systeem naast een e-mailadres beperkt aanvullende persoonsgegevens geregistreerd op basis van de data uit Scouts Online.

Mails aan kleine groepen leden en deelnemers (< 20 personen) kunnen ook direct worden verstuurd vanuit Scouts Online. Persoonlijke mail aan 1 of enkele leden of teams wordt ook verstuurd middels persoonlijke mailbox waarbij zoveel mogelijk gebruikt wordt gemaakt van een @scoutingregiodrenthe.nl mailadres. 

Het versturen van persoonlijke gegevens in de mail wordt waar mogelijk voorkomen. 

2.2.5 Digitale Samenwerkruimten (Dropbox) 

Voor vrijwilligers die samenwerken voor een Regionaal team of Activiteit zijn digitale samenwerkruimten in gebruik waaronder Dropbox. De teamcoördinator is verantwoordelijk voor het toekennen van rechten aan bevoegden en voor het intrekken en toekennen van rechten. 

De persoonlijke gegevens die worden opgeslagen zijn enkel de gegevens van de gebruikers die strikt noodzakelijk zijn om de toegang tot de samenwerkruimte te waarborgen. De samenwerkruimte is niet bedoeld voor opslag van persoonlijke gegevens zoals deelnemers-overzichten et cetera. 

2.2.6 Communicatie groepen (WhatsApp etc.) 

Voor vrijwilligers die samenwerken voor een Regionaal team of Activiteit zijn online chat-programma’s zoals Whatsapp in gebruik. De teamcoördinator is verantwoordelijk voor het toekennen van rechten aan bevoegden en voor het intrekken en toekennen van rechten. Tevens is de individuele vrijwilliger zelf in staat om zich aan te melden voor een groep door middel van een inschrijflink (OPT-IN). 

De persoonlijke gegevens die worden opgeslagen zijn enkel de gegevens van de gebruikers die strikt noodzakelijk zijn om de toegang tot de applicatie te waarborgen. 

2.2.7 Verklaring Omtrent Gedrag 

Voor vrijwilligers wordt, conform het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland, een verklaring omtrent gedrag aangevraagd. De registratie van de verklaringen gebeurt in Scouts Online en vallen onder het privacy regime zoals vastgesteld door Scouting Nederland. De originelen (fysieke) verklaringen worden in een afgesloten kast bewaard gedurende het lidmaatschap van de 

vrijwilliger. Na beëindigen van het lidmaatschap óf nadat er een nieuwe versie van de VOG is aangeleverd wordt de oude VOG onherstelbaar vernietigd. 

2.2.8. Beeldmateriaal

Er wordt beeldmateriaal gebruikt voor sociale media als Facebook, voor op de website van Scouting regio Drenthe  en voor gedrukt materiaal als Scouting Magazine en folders. Met dit beeldmateriaal willen we laten zien wie we zijn en wat we doen. De opnames worden gemaakt tijdens verschillende activiteiten van Scouting regio Drenthe. Vanzelfsprekend gaan we zorgvuldig om met beeldmateriaal. We plaatsen geen beelden waarvan leden hinder kunnen ondervinden.

Op basis van gegevens in SOL gaan we er van uit dat beeldmateriaal mag worden gebruikt en wordt aangenomen dat toestemming is gegeven voor het gebruik van dit beeldmateriaal.

Scouting regio Drenthe is alleen verantwoordelijk voor beeldmateriaal dat door het bestuur of de kaderleden van Scouting regio Drenthe zelf wordt gemaakt en/of geplaatst. Scouting regio Drenthe is niet verantwoordelijk voor beeldmateriaal dat gemaakt en geplaatst wordt door jeugdleden, ouders/verzorgers of derden.

2.3 Privacy statement 

Scouting regio Drenthe en Scouting Nederland verwerken persoonsgegevens en willen daarover duidelijk en transparant communiceren. In het privacy statement wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nederland en de aangesloten Scouting organisaties, waaronder ook Scouting regio Drenthe. Het privacy statement is te vinden op de website (www.scouting.nl/privacy). 

2.4 Updates privacy beleid 

Scouting Nederland en Scouting regio Drenthe behouden zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid. Het verdient aanbeveling om het privacy beleid van Scouting Nederland en het privacy beleid van Scouting regio Drenthe regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt het privacybeleid van Scouting Nederland raadplegen via www.scouting.nl/privacy. 

2.5 Datalekken 

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit gemeld aan het secretariaat.  Deze melding wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 

24 uur, gemeld aan Scouting Nederland conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ welke is te raadplegen via www.scouting.nl/privacy. De melder wordt altijd geïnformeerd van de voortgang van zijn/haar melding. 

2.6 Recht op inzage in gegevens en recht op vergetelheid 

Indien een lid of diens wettelijke vertegenwoordigers een beroep doet op het recht op inzage in gegevens reageert Scouting regio Drenthe conform de wetgeving binnen vier weken op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat.  

De uitvoer van het recht op vergetelheid kan niet worden uitgevoerd voor het lidmaatschap omdat de registratie van deze gegevens wettelijk verplicht is. Zonder registratie is lidmaatschap niet mogelijk. Conform het privacy beleid van Scouting Nederland (zie www.scouting.nl/privacy) worden verzoeken in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen. 

3 Verstrekken, uitwisselen en gebruik van persoonsgegevens 

Voor het verstrekken, uitwisselen en gebruik van persoonsgegevens hebben wij binnen Scouting regio Drenthe de volgende afspraken:

• Wanneer Scouting regio Drenthe gegevens moet delen met derden dan wordt hierover een verwerkersovereenkomst gesloten en worden alleen die persoonsgegevens gedeeld die nodig zijn voor de door verwerker uit te voeren activiteiten.
• Scouting regio Drenthe verstrekt, buiten bovengenoemde, geen persoonsgegevens, adresgegevens en e-mailadressen, ook niet aan onderliggende organisaties. 
• Het versturen van een mailing per post of per e-mail is alleen mogelijk naar groepssecretariaten (dit betreft openbare adresgegevens website Scouting.nl / Scouts Online / Kamer van Koophandel). 
• Het versturen van een mailing per post of per e-mail is ook mogelijk naar geselecteerde doelgroepen aangesloten bij Scouting regio Drenthe, mits de mailing verstuurd is uit naam en verantwoordelijkheid van Scouting regio Drenthe. 
• Het versturen van een mailing per post of per e-mail buiten het gebied van Scouting regio Drenthe is niet mogelijk.
• Scouting biedt per e-mail en online activiteiten de volgende alternatieven: 
  • publicatie in @-scout (dat gaat naar alle 35.000 kaderleden op alle niveau’s), gekoppeld aan nieuwsbericht op de website www.scouting.nl 
  • opname in de evenementenagenda van Scouting Nederland op de website www.scouting.nl/evenementen 
  • publiciteit via de social media kanalen van Scouting Nederland
  • Persoonsgegevens kunnen uit Scouts online worden geëxporteerd ten behoeve van (kortdurend) gebruik voor trainingen of andere activiteiten van Scouting regio Drenthe. De geëxporteerde gegevens worden binnen 14 dagen na de training of activiteit vernietigd. 
• Het is verboden de geëxporteerde gegevens te vermenigvuldigen of kopiëren op elke mogelijke manier. De export is strikt persoonlijk en hier dient dan ook zorgvuldig mee omgegaan te worden. 
• De gegevens die in Scouts Online staan zijn strikt persoonlijk. Hiervan mag dan ook niets gepubliceerd worden op een andere manier als via Scouts Online, zonder uitdrukkelijke toestemming van het betreffende lid. 
• Scouting regio Drenthe mag gegevens van de voor de ledenactiviteit ingeschreven leden gebruiken, mits: 
  • In de deelnemers- en medewerkersvoorwaarden staat beschreven dat de gegevens uitsluitend gebruikt worden voor het evenement 
  • Er een OPT-IN is voor het gebruik van telefoonnummer en e-mailadres op het inschrijfformulier, waarbij e-mailadres een uitzondering mag zijn voor het verstrekken van essentiële informatie (zoals e-tickets, deelnemersinformatie) voor het evenement. Een OPT-OUT mogelijkheid is altijd verplicht. 
  • De gegevens mogen alleen gebruikt worden voor het evenement waarvoor is aangemeld. Het is niet toegestaan de gegevens te gebruiken voor promotie van de activiteit in het jaar daarop, tenzij per aparte OPT-IN is aangegeven dat de inschrijver deze informatie in het daarop volgende jaar wil ontvangen. Een OPT-OUT is altijd verplicht.